Mencari event organizer? Yuk kenali dulu lebih dekat [2024]

Event Organizer Corporate

Mengenal Event Organizer

Dalam artikel ini kami akan coba mengajak sobat sekalian untuk mengenali lebih dekat tentang dunia Event Organizer. Diharapkan dengan mengenal lebih dekat dan memahami jelas industri EO, tim pelaksana event, dan proses kerjanya, sobat sekalian yang ingin mengadakan acara bagi perusahaannnya akan lebih mudah dalam bekerjasama nantinya.

Seperti kata pepatah : “Tak kenal maka tak sayang”. Kalau sudah sayang, percaya deh, tidak ada yang perlu dikhawatirkan… Serahkan pada kami sebagai ahlinya.

 

Lalu, sebenarnya apa itu event organizer?

Secara definisi harfiah, EO atau event organizer adalah istilah untuk penyedia jasa profesional dalam mengatur jalannya sebuah acara. Memang singkat definisinya. Ya setidaknya itu yang tertulis dalam Wikipedia.

Atau jika ingin mengambil deskripsi yang lebih lengkap, kita dapat menukilnya dari buku, “EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer” yang ditulis oleh Yudhi Megananda. Dalam bukunya,  EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi yakni usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh client-nya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dalam membuat acara.

Sebagai perusahaan yang telah lama bergelut dalam dunia ini, kami cukup sepakat dengan uraian definisi diatas. Dan satu persatu selengkapnya, kami akan uraikan kemudian.

 

Apa saja jenis-jenis EO?

Event atau acara, tentu saja banyak sekali bentuk maupun jenisnya. Tidak jarang, dalam satu jenis acara terdiri dari rangkaian beberapa bentuk acara. Masing-masing EO pun memiliki spesifikasi keahlian yang berbeda. Berikut adalah beberapa jenis EO yang biasa ada :

  • One Stop Service Agency

Sering dianggap EO “besar” yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara, bahkan hingga skala internasional. Namun seringkali, definisi “besar” sendiri tidaklah benar-benar besar dalam artian jumlah SDM-nya. Dengan pola kerja yang ada, event yang besar memerlukan banyak sub-organizer maupun kumpulan vendor, sehingga keahlian dalam event management menjadi amatlah penting.

  • EO MICE

Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition. Ini sebutan untuk EO yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan maupun pameran eksibisi. Beberapa keahlian utama yang wajib dimiliki ialah; management venue, vendor management, crowd control, dan beberapa lainnya.

  • EO Brand Activation

Adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya dalam mempromosikan maupun meningkatkan penjualan, dengan cara penetrasi dan berinteraksi langsung ke target pasarnya. Jika di mall-mall kamu sering melihat booth-booth untuk mempromosikan sebuah produk, itu adalah salah satu contohnya. Beberapa keahlian utamanya ialah; Management Produksi, Talent Management, Creative Visual, dan lainnya.

  • EO Musik dan Hiburan

Event Organizer yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik dan seni pertunjukkan. Bagi EO ini, talent management dan crowd control jadi kuncinya. Jika ingin mengadakan konser musik publik yang tidak hanya keren, namun juga aman, Event organizer jenis ini dapat menjadi pilihan.

  • Private EO

EO yang mengkhususkan diri membantu klien personal untuk mengadakan acara bagi dirinya. Seperti mengadakan pesta pernikahan, penyelenggara pesta ulang tahun, maupun penyelenggaraan pesta pribadi lainnya. Meskipun skala tidak sebesar Event Organizer bagi perusahaan, Private EO atau yang terkadang disebut Event Planner memiliki ceruk pasar yang cukup besar. Sentuhan pribadi dan mengerti akan kebutuhan client menjadi kuncinya.

 

Kenapa butuh event organizer ?

Sobat sekalian dapat saja menyelenggarakan sendiri event, baik bagi keperluan pribadi maupun kebutuhan perusahaan. Namun tentunya, menggunakan jasa event organizer (EO) bisa memberikan lebih banyak keuntungan, terutama jika ingin acara berjalan dengan lancar dan sukses. Apalagi jika citra diri dan karir kamu menjadi pertaruhannya.

Sesuai pengalaman kami, berikut beberapa alasan mengapa jauh lebih baik jika menggunakan jasa EO:

  • Skala event

Untuk event skala kecil, bisa saja sobat sekalian menyelenggarakannya sendiri bersama rekan kantor yang lain. Tapi jika sudah skala lebih besar seperti acara ulang tahun perusahaan yang mengundang tidak hanya internal tetapi juga seluruh rekanan strategis hingga vendor kerja, sobat sekalian tentunya membutuhkan bantuan profesional. Cukup buat tim panitia kecil, serahkan pada kami sebagai pada ahlinya.

  • Pengalaman dan Keahlian

EO memiliki pengalaman dan keahlian dalam merencanakan dan mengelola berbagai jenis acara. Kami tahu apa yang diperlukan untuk membuat acara berjalan dengan baik dan lancar serta mitigasi tantangan yang mungkin muncul. Pengalaman dan keahlian, tentu saja sangat berharga. Tidak akan bisa didapat dari satu dua project saja, atau sekadar melihat dari referensi youtube.

  • Efisiensi Waktu

Merencanakan dan melaksanakan acara memerlukan banyak waktu, tenaga dan usaha. Dengan menggunakan EO, sobat sekalian bisa menghemat waktu dan fokus pada hal-hal lain yang lebih penting seperti objective acara, sementara kami menangani detail acara. Singkatnya, sobat punya mimpi apa, biar kami yang mewujudkan.

  • Jaringan dan Koneksi

EO biasanya memiliki jaringan dan koneksi dengan berbagai vendor, seperti penyedia catering, dekorasi, sound system, pemateri, talent, hospitality, merchandise dan lainnya. Ini bisa membantu sobat mendapatkan harga yang lebih baik dan layanan yang lebih berkualitas.

  • Manajemen Anggaran

EO dapat membantu mengelola anggaran acara dengan lebih efektif. Kami bisa memberikan saran tentang bagaimana mengalokasikan dana untuk mendapatkan hasil terbaik dan menghindari pemborosan. Dalam prosesnya, BoQ ataupun rencana anggaran akan dibuatkan oleh EO secara detail dan lengkap. Client dapat memilih untuk menyetujui hanya hal-hal yang diperlukan.

  • Kreativitas

EO memiliki ide-ide kreatif yang bisa membuat acara kamu lebih menarik dan unik. Bahkan, ini adalah skill dasar yang harus dimiliki oleh Event Organizer. Kami bisa membantu dalam merancang tema, konsep acara, dekorasi ambiance, dan program yang sesuai dengan visi sobat sekalian. Tentunya, diskusi aktif kedua belah pihak menjadi kunci keberhasilan.

  • Mengurangi Stres

Merencanakan dan menjalankan acara bisa sangat menegangkan. Canda kami, menjadi tim event layaknya bekerja sebagai dokter bedah. Bedanya, dilakukan selama berhari-hari, minggu bahkan berbulan-bulan. Dengan bantuan Event Organizer, sobat sekalian bisa mengurangi stres karena tahu bahwa acara kamu ditangani oleh profesional yang kompeten.

  • Pengelolaan Hari Pelaksanaan

EO akan mengurus semua detail pada hari-H acara, sehingga kamu bisa menikmati acara tanpa harus khawatir tentang hal-hal kecil dan masalah yang mungkin muncul.

  • Kustomisasi

EO bisa membantu menyesuaikan acara sesuai dengan kebutuhan dan keinginan sobat sekalian, sehingga acara tersebut menjadi lebih personal dan sesuai dengan ekspektasi kamu sebelumnya. Dan kembali pada point 6 diatas, diskusi aktif kedua belah pihak akan menjadi kunci terbaiknya.

 

Crew Event Organizer

 

Proses Kerja Event Organizer dan Tim yang terlibat

Setelah mengetahui alasan kenapa perlu bantuan jasa event organizer dan mengetahui jenis yang tepat saat memilih perusahaan event organizer, kini saatnya memasuki pembahasan utama yaitu tentang Proses Kerja Event dan Tim Event yang terlibat, agar ketika eksekusi project bisa langsung klop.

Setidaknya, bagi sobat sekalian yang memang jarang ditugaskan untuk mengelola event perusahaan, tahapan ini dapat menjadi panduan dalam bekerjasama secara efektif dengan event organizer pilihan, guna mendapatkan hasil terbaik.

Perlu digaris-bawahi, setiap proses kerja Event Organizer dapat berbeda : tergantung dari skala event, bentuk event maupun jenis event. Event dengan audiens yang berasal hanya dari internal perusahaan, akan berbeda penanganannya jika event tersebut ditujukan keluar untuk publik. Dan untuk kali ini, kami coba menguraikan hanya untuk event internal perusahaan.

 

A. Tahapan Perencanaan Event

Pepatah lama mengatakan : “Jika gagal dalam merencanakan, maka merencanakan untuk gagal”. Iya sih.. terdengar seperti permainan kata yang klise. Namun sejatinya, terdapat filosofi mendalam dari ucapan tersebut.

Tahapan perencanaan adalah tahapan amat sangat krusial wajib fardhu terpenting sekali. Sengaja kami bold  dengan hamburan kata bermakna senada, agar kita bersama tidak menganggapnya remeh. Karena, disinilah semua bermuara. Hampir 50% kerja tim event praktis berada disini. Sisanya adalah pelaksanaan Pre-Event dan eksekusi dihari-H, serta tahapan evaluasi di akhir acara.

Lalu tim apa saja yang terlibat dan apa lingkup tugas dan skill yang harus dimiliki dalam tahapan perencanaan ini?

Dalam tahapan perencanaan, biasanya hanya dua tim yang terlibat, yaitu Tim Prencanaan/Program dan Tim Kreatif, meskipun tidak tertutup kemungkinan untuk melibatkan tim lain sesuai kebutuhan.

Tim Perencanaan berfokus pada “Why and What” dari event, sedangkan Tim Kreatif memberikan masukan terkait “How To”. Why dan What mencakup latar belakang dan tujuan event, serta strategi apa saja yang akan dilakukan untuk mewujudkan objective tersebut beserta manajemen-nya. Sedangkan “How To” dari Tim Kreatif berfokus pada faktor “enabler”. Yaitu bagaimana akan dilakukan dan apakah semua ide dapat dilaksanakan.

Dengan berpadunya kedua tim internal EO yang berdiskusi dan bekerjasama secara erat dengan kamu sebagai client misalnya, akan memastikan objective tercapai dan segala ide yang muncul dapat terlaksana. Karena seperti biasanya, ketika merencanakan sesuai tentu timbul ragam ide yang ajaib akibat antusiasme yang tinggi. Dan ditahap ini adalah tahapan untuk merumuskan dan memastikan semua tetap pada koridor yang diinginkan sesuai tujuan. Adapun output dari tahapan ini ialah : Project Spec, Rencana Kerja beserta Jadwal-nya.

 

Tim Perencanaan/ Team Program

Tim perencanaan adalah inti dari setiap event organizer. Mereka bertanggung jawab untuk:

  • Menentukan Tujuan dan Sasaran: Tim ini bekerja dengan klien untuk memahami tujuan utama acara, apakah itu untuk berkomunikasi masal internal seperti perayaan peristiwa penting, bentuk apresiasi terhadap karyawan berprestasi, atau melaksanakan tanggung jawab sosial bagi masyarakat. Apapun acara, semua memiliki tujuan. Dan kepastian dalam mencapai tujuan, merupakan benefit yang dinginkan oleh semua pemilik acara dalam hal ini perusahaan.
  • Menyusun Rencana Kerja: Menyusun rencana terperinci yang mencakup semua aspek acara, termasuk jadwal, rancangan anggaran, dan alur kegiatan. Semua rencana pekerjaan harus tetuang dalam rencana ini.
  • Membuat Project Specification : Project Spec adalah gambaran utuh dan menyeluruh tentang semua yang akan dilakukan. Mulai dari konsep, Rencana Kerja hingga bentuk secara visual yang dipahami oleh semua yang terlibat, baik oleh client maupun internal dari event organizer. Project Spec ini adalah panduan awal bagaimana event akan dilaksanakan mulai dari persiapan, pra-pelaksanaan, hingga selesai. Project Spec adalah “Kitab Ajaib”-nya
  • Konsolidasi & Koordinasi Tim: Memastikan semua tim lain memahami peran dan tanggung jawab mereka serta bagaimana mereka berkontribusi terhadap keseluruhan acara.

 

Tim Kreatif

Acap kali, Tim kreatif hanya dianggap bertanggung jawab atas elemen estetika dan tema acara. Namun dalam kenyataannya, mereka berperan jauh lebih dari pada itu. Dibawahi oleh seorang Creative Director, dalam tahap perencanaan mereka harus memberikan ide dan saran tentang bagaimana setiap ide akan dieksekusi, lengkap dengan nilai kreatif dan inovatif yang akan menambahkan nilai dan dampak dari suatu acara. Secara umum mereka akan berperan dalam:

  • Kreatif Acara: Mewujudkan hal yang konseptual dari rencana kedalam bentuk nyata secara aktivitas maupun visual.
  • Desain Tema dan Ambiance: Mengembangkan konsep visual yang sesuai dengan tujuan acara, termasuk dekorasi tempat, panggung, dan elemen acara lainnya.
  • Pembuatan Materi Promosi: Merancang undangan, poster, dan bahan promosi lainnya yang mencerminkan tema acara.
  • Pengelolaan Brand Acara: Memastikan bahwa semua elemen visual dan pesan yang disampaikan konsisten dengan citra brand perusahaan atau esensi nilai dari tema acara yang ingin dibangun.

 

B. Tahapan Pra-Event

Ketika telah selesai melakukan perencanaan, maka tahapan selanjutnya ialah Tahapan Pra-Event. Tahapan ini adalah tahapan persiapan sebelum memasuki hari pelaksanaan acara. Ketika Rencana Kerja dan Project Spec telah tersedia, ini adalah tahapan dimulainya eksekusi. Lingkup utamanya adalah produksi. Sehingga Tim Produksi menjadi titik punggung utama dari tahapan ini.

 

Tim Produksi

Tim produksi adalah mereka yang memastikan segala hal teknis, hospitality dan logistik berjalan lancar. Tanggung jawab mereka meliputi:

  • Produksi : Membantu penyediaan alat maupun pembuatan item penunjang acara.
  • Pengaturan Panggung dan Peralatan : Menyusun dan mengatur semua peralatan yang dibutuhkan seperti panggung, sound system, pencahayaan, dan perlengkapan audiovisual lainnya.
  • Pengelolaan Venue Acara : Mengatur tata letak dan memastikan semua kebutuhan teknis di lokasi acara terpenuhi.
  • Koordinasi Vendor dan Talent: Bekerja sama dengan penyedia jasa luar, seperti penyewaan peralatan dan layanan teknis lainnya, untuk memastikan semua kebutuhan terpenuhi.

Lingkup kerja Tim Produksi Event Organizer sangatlah luas. Apapun yang dibutuhkan terkait kelancaran dan kesuksesan event nantinya, serahkan pada mereka. Bahkan hal paling ajaib sekalipun, percayakan  pada mereka. Kami sering beranekdot bahwa, Tim ini adalah tim yang sama saat dulu kala membangun Candi Prambanan. Selesaikan dalam satu malam. 🙂

 

Tim Pemasaran dan Promosi

Tim ini fokus pada bagaimana menarik perhatian audiens target dan memastikan acara tersebut dikenal luas dan menarik minat. Bahkan bagi acara internal perusahaan, jangan sepelekan tugas ini. Membangun FOMO event sejak awal, dapat berperan besar dalam kesuksesan acara kamu. Adapun tugas mereka meliputi:

  • Strategi Pemasaran: Mengembangkan rencana pemasaran event yang efektif menggunakan berbagai saluran, termasuk media sosial, email, dan iklan, guna menggapai audiens.
  • Promosi Acara: Menggunakan kampanye digital dan tradisional untuk menjangkau audiens target, mengelola media sosial, dan bekerja sama dengan media untuk mendapatkan liputan.
  • Engagement Audiens: Menciptakan konten menarik yang dapat meningkatkan keterlibatan audiens dan menjaga antusiasme terhadap acara.

 

C. Tahapan Hari Pelaksanaan Event (D-Day)

Segala persiapan telah usai, kini saatnya memasuki hari pelaksanaan. Ini waktunya untuk eksekusi, dan maaf, tidak ada lagi “demokrasi” (diskusi) di tahap ini. Garis komando lapangan, siap, harus. Lakukan semua rencana.

Perubahan kecil non krusial bisa saja dilakukan, selama tidak merubah strategi “penyerangan”. Tapi tentu saja, kita lakukan semua dengan kegembiraan. Ketika rencana utama dan alternatif telah disiapkan, lalu apa yang perlu dikhawatirkan?

Bismillah, gaas!!

 

Tim Operasional & Support

Tim operasional memastikan semua detail teknis, administratif  dan support acara berjalan tanpa hambatan. Sebagian tanggung jawab mereka mengurus:

  • Registrasi Peserta: Mengelola proses pendaftaran peserta, baik secara online maupun on-site, serta memastikan semua data peserta tercatat dengan baik.
  • Logistik: Mengatur pengiriman dan penyimpanan peralatan, bahan, dan kebutuhan lainnya di lokasi acara.
  • Koordinasi Venue dan Fasilitas: Bekerja sama dengan pengelola tempat acara untuk memastikan semua kebutuhan, seperti listrik, air, dan fasilitas lainnya, tersedia dan berfungsi dengan baik.

 

Tim Show

Jika acara perusahaan menitikberatkan pada show pertunjukan panggung yang hebat, maka team ini adalah ahlinya. Show Director, Program Director, Music Director, Floor Manager, Stage Manager, Liason Officer, dan lainnya, adalah beberapa peran yang ada dalam tim ini.

Dengan teknis kerja dan susunan team yang jauh lebih kompleks dan seru, tim ini akan kami bahas tersendiri nantinya.

 

Tim Layanan Tamu

Tim ini berfokus pada memastikan semua tamu dan peserta merasa nyaman dan puas selama acara. Dalam acara internal perusahaan,  meskipun mereka adalah teman kerja, tetap saja mereka harus dianggap sebagai tamu dalam event yang sobat selenggarakan. Tamu untuk menyaksikan dan mengalami pengalaman luar biasa dari karya kerja yang kamu lakukan. Untuk Tim ini tugasnya meliputi:

  • Akomodasi dan Transportasi: Mengatur penginapan dan transportasi bagi tamu undangan, pembicara, dan peserta.
  • Penyambutan Tamu: Menyambut tamu dengan ramah dan membantu mereka dengan kebutuhan atau pertanyaan yang mungkin mereka miliki. Dan jika event kamu memiliki merchandise event yang menarik, dapat diberikan diawal kedatangan saat registrasi.
  • Layanan Khusus: Mengelola dan melayani kebutuhan khusus tamu, seperti makanan spesial, bantuan aksesibilitas, atau layanan VIP.

 

Registrasi Event Organizer Corporate

 

Tim Keamanan & Risk Management

Mengidentifikasi dan mengelola potensi risiko adalah tugas utama dari tim ini. Mereka bertanggung jawab untuk:

  • Penilaian Risiko: Mengidentifikasi kemungkinan risiko yang dapat mengganggu acara, baik dari segi teknis, keamanan, maupun kesehatan.
  • Rencana Darurat: Menyusun rencana kontingensi untuk mengatasi berbagai skenario darurat yang mungkin terjadi.
  • Keamanan dan Keselamatan: Memastikan bahwa semua aspek keselamatan dan keamanan peserta dan tim terlindungi, termasuk koordinasi dengan tim medis dan keamanan.

 

Tim Dokumentasi

Mengabadikan momen-momen penting dalam acara adalah tugas utama tim ini. Mereka bertanggung jawab untuk:

  • Fotografi dan Videografi: Mengambil gambar dan video selama acara untuk dokumentasi dan keperluan promosi di masa depan.
  • Pembuatan Konten: Mengedit dan menghasilkan konten visual yang dapat digunakan untuk laporan acara, media sosial, dan materi promosi lainnya.
  • Pengelolaan Arsip: Menyimpan dan mengelola semua dokumentasi acara dengan baik untuk referensi dan kebutuhan di masa mendatang.

 

 

D. Tahapan Pasca Acara

Acara utama telah selesai. Tapi, jangan pernah mengenyampingkan sesi evaluasi pasca acara. Diskusi secara efektif, penuh kejujuran dan kritik yang saling membangun merupakan hal terbaik yang bisa didapatkan oleh kedua pihak.  Diskusikan apa yang telah berhasil dan apa yang perlu diperbaiki selama jalannya kerjasama.

 

Penutup

Menggunakan jasa event organizer bisa menjadi investasi yang sangat berharga untuk memastikan acara kamu berjalan lancar, sukses, dan berkesan.

Dalam memilih event organizer, tentunya banyak aspek dan pertimbangan. Entah itu kompetensi, kreativitas, skill ataupun pengalaman. Namun yang pasti adalah, kesemuanya itu harus didasarkan pada satu aspek kemampuan utama yaitu : Management. “Segila” apapun konsep atau ide, tidak akan terlaksana tanpa adanya eksekusi yang baik melalui manajemen dan kerjasama tim yang handal. Jika pengalaman adalah patokan, lihat bagaimana kemampuannya dalam mengelola event penting dan krusial.

Lalu bagaimana dengan Duage Event?.

Sebagai spesialis event corporate tentu saja keberadaan team event kami menjadi ujung tombak yang berharga dalam melaksanakan setiap project yang kami lakukan.

Dengan pengalaman lebih dari 1 dekade, Duage Management telah memfasilitasi pelaksanaan aneka event berbagai perusahaan dari skala kecil hingga Top Company di Indonesia.

Pemahaman atas teori dan aplikasi praktis atas group dynamics dan organizational behaviour, yang dikombinasikan dengan konsep dan tema unik serta kekuatan project management yang solid dalam merancang event, menjadikan Duage Event sebagai Corporate Event Organizer pilihan utama bagi mereka.

Event Organizer itu banyak, tapi hanya kami yang memahami bagaimana event dapat memberikan dampak lebih bagi perusahaan. Keep our words.

Happy Worker, Solid Team Work

Duage Team - Corporate Event Organizer

Yuk, segera konsultasikan kebutuhan event kamu dengan kami sekarang. Kapan lagi bisa bikin event buat kantor yang bebas khawatir 🙂

PT. Duage Management Indonesia

Jl. Merak No.19, Perumahan Cipinang Indah, Duren Sawit
Jakarta Timur 13430

Mail : admin@duage.id

Sales : Aditya

0811-1396-626

Get Closer

logo_Instagram

@duage_event

logo_YouTube

@duaGe1

logo_TikTok

@duage_management

CorporateEvent.id adalah Event Organizer spesialis corporate di Jakarta, Indonesia.

Layanan kami mencakup beragam acara perusahaan, dengan jangkauan layanan di seluruh Indonesia.

Log in with your credentials

Forgot your details?