Mencari Tema Acara Event Perusahaan Yang Menarik Buat Kantor Kamu [2024]

Sulitkah Mencari Tema Acara Event Yang Menarik?

Jawabannya, bisa iya, bisa juga tidak. Namun kami paham, bahwa menghadirkan event yang menarik, seru dan berkesan bisa menjadi tantangan tersendiri buat teman-teman sekalian. Kita bisa sepakat, kata “khawatir membosankan” dapat menjadi kata kunci yang meresahkan. Terlebih, jika event tersebut setiap tahun rutin dilakukan.

Tapi tenang… semua ada solusinya kok. Jika kita bisa memahami kerangka kerja dalam membuat event yang keren, keresahan tersebut dapat kita taklukkan.

Contoh, ada klien kami yang melakukan event rutin tahunan untuk sales dari seluruh Indonesia. Tujuan acaranya tentu ya itu-itu saja. Rangkaian utama dari jadwal acaranyapun tidak banyak perubahan. Bahkan, panitia internalnya juga ya itu-itu aja.

Tapi, dengan memahami kerangka kerja dalam membuat event, kekhawatiran tersebut seakan tidak masalah. Bahkan, semakin tahun semakin keren dan penuh kejutan. Hal ini sudah berjalan selama lebih dari 10 tahun, dan dengan kami sendiri sudah bekerjasama dengan mereka selama 3 tahun terakhir.

Apa itu  Tema Acara Event?

Sebelum masuk ke bahasan utama yaitu tentang mencari Tema Acara, yuk kita kenali dulu apa itu Tema Acara Event dan bagaimana sih cara kita menemukan tema acara.

Ketika bersentuhan dengan pembuatan event, mungkin teman-teman pernah mendengar beberapa kata seperti; tema acara, konsep acara, rundown, sesi acara, event production, key visual, mood board, dan banyak kosa-kata asing lainnya. Hal tersebut, bisa jadi sudah ada sebagian yang memahami. Namun tak jarang, kosa-kata tersebut masih terasa asing ditelinga. Terutama bagi teman-teman yang memang jarang berinteraksi dengan tugas pembuatan acara.

Karena masih asing atau terjadi perbedaan pemahaman definisi, kata-kata itu dapat menjadi awal kebuntuan ide. Bahkan ketika berdiskusi, tumpang tindih akibat kerancuan antara Tema Acara dan Konsep Acara, berpotensi memunculkan perdebatan. Yang ujung-ujungnya : “Sebenarnya, kita ini mau bikin apa sih?. Bingung gw..!”.

Oke, langsung saja kita coba bedah dengan melihat gambar sederhana dibawah ini tentang alur berpikir dalam proses merancang acara mulai dari ide hingga eksekusi. Sekali lagi, ini hanya struktur sederhana.

Mungkin menjadi pertanyaan. “Apa itu penting?, kok malah pakai struktur-struktur gitu?. Kan kita cuma mau bikin acara aja. Yang penting ada panggungnya”.

Nah nah nah…, kata “aja” ini yang menjadi multitafsir. Ketika ingin membuat sesuatu, tentu kita punya harapan kan?. Sekecil apapun itu, tentu saja ada ingin imbal balik. Terlebih bagi perusahaan. Kata “aja” saja antara kita bisa berbeda ukurannya, apalagi bagi perusahaan kamu yang sudah rela mengeluarkan uang bagi acara tersebut. “Ratusan juta cuma gini doang?, rugi dong!”. (Bayangkan jika itu pendapat bos kamu).

Disamping itu, ketika kita membuat struktur alur berfikir maka segala macam ide biasanya dapat mengalir lebih lancar, tersusun rapih dan terletak sesuai pada tempatnya. Ide apapun itu, tidak perlu langsung disanggah, tapi cobalah untuk menempatkan tepat pada tempatnya. Sehingga pada akhirnya kita gak pusing, dan no drama club-club. Karena percayalah, dunia kreatif itu luas. Tanpa panduan, maka kita dapat terjebak bahkan tersesat.

Kamu juga gak mau kan, ketika bikin acara yang menurut kamu sudah keren abis, dapet komen dari audiens yang hadir : “Apaan sih? Gak nyambung”.

Lanjut.

Dari kerangka diatas, jelas terlihat bahwa Tema Acara Event adalah ide besar yang menjadi dasar acara, yang dibuat berdasarkan tujuan. Sedangkan Konsep Acara adalah detail penerapan praktis dari Tema Acara. Untuk jelasnya, lihat tabel dibawah :

Dari tabel diatas, bisa kita buat contoh sebagai berikut :

Misal, kamu ingin membuat acara untuk merayakan kesuksesan perusahaan setelah berhasil mencapai target yang ditetapkan. Dari acara tersebut, tema besar yang diangkat dalam acara ialah bahwa, kesuksesan bisa timbul karena adanya kerjasama, kolaborasi dan kebersamaan yang kuat dari setiap bagian diperusahaan. Untuk mempertegas tema, kamu pun membuat slogan acara “Mission Completed!”.

Setelah memiliki tema (Why?), sekarang wujudkan hal tersebut kamu kedalam konsep nyata. Bagaimana sih ide itu diwujudkan?, Bagaimana konsep itu relate dengan kenyataan? (How?). Setelah mencari-cari, akhirnya ketemu juga dengan film yang berjudul The A-Team, dimana film tersebut cukup sesuai dengan tema. Yaitu bercerita bagaimana kesuksesan dapat diraih berkat kerjasama dan kolaborasi dari setiap karakternya yang berbeda, bahkan untuk tugas-tugas yang sulit hingga tidak masuk akal sekalipun.

Oke, kita sepakat bikin acara konsepnya seperti cerita dalam the A-Team. Pertanyan selanjutnya ialah, jika dilaksanakan, apa bentuknya?, apa wujudnya? (What?).

Dengan proses brainstorming bersama tim, mulai deh diskusi apa saja yang kita bisa ingat dari film tersebut. Kegilaan Murdock?, kekuatan B.A Baracus?, kepemimpinan Hannibal?, atau kecerdasan dan ketampanan Faceman?.

Anggap kita ambil unsur kekuatan B.A Baracus, ya kita buat saja analogi kekuatannya kedalam bentuk aktivitas acara, seperti sesi acara tarik tambang beregu misalnya.

Atau kalau mau lebih seru lagi, bikin aja sesi hiburan berupa “Saldo Bank Terkecil”, yang menggambarkan “kekuatan” sekaligus “ketakutan” dalam menjalani kehidupan. Kebayang dong ketika orang adu susah untuk memenangkan hadiah. Pemenangnya adalah yang “paling kuat” menjalani kehidupan. 😊

Oke, sudah kebayang ya? Atau kita coba lagi berdasarkan tujuan diatas.

Untuk merayakan kesuksesan, ya sudah, tujuan acara kita hanya bersenang-senang saja setelah 1 tahun berjuang keras mencapai target perusahaan. Dan untuk seru-seruan, maka kita memilih Tema acara “Nostalgia Masa Lalu”. Bisa jadi, terpikir konsepnya adalah “Diskoria era 80-an”.

Karena belum ada referensi bentuknya apa itu “Diskoria era 80-an”?, ya kita coba buat deskripsi sendiri. Misalnya, “Diskoria 80-an adalah acara kumpul bareng dan pesta disko bersama, dengan balutan nuansa tahun 80an”.

Nah, karena sudah ada deskripsinya, maka bentuk dan isi acara bisa disesuaikan dengan pop culture yang mewakili masa itu seperti; break-dance battle pakai radio compo, fashion show dengan latar belakang Melawai, bahkan acara live music atau karaoke yang membawakan lagu-lagu ditahun tersebut.

Untuk semakin menguatkan tema dan konsep, kamu juga bisa menggunakan kosa-kata era tersebut dalam MC script. Panggilan Mas Boy ala Emon di film Catatan Si Boy, bahasa prokem pergaulan, dan lainnya. Ambiance atau nuansa ruangan, bisa juga kamu kuatkan dengan dekorasi dan lampu warna-warni ala 80-an.

Sudah semakin jelas?

Jika dibuat bagan, kira2 seperti dibawah :

Lalu bagaimana jika ada yang berkata, “Tema Acaranya adalah tentang Hutan”. Sehingga, semuanya harus bernuansa hutan.

Hmmm.. Bagi kami, tentu saja itu kurang tepat. Kembali ke awal, Tema Acara Event adalah Ide Besar yang memiliki pesan dan bersifat abstrak. Sehingga akan lebih baik jika gambaran tentang hutan sebaiknya ditempatkan sebagai elemen penguat konsep atau simbol dari sebuah Tema Acara.

Seperti misalnya, ada sebuah perusahaan yang ingin mengadakan acara CSR perusahaan. Dalam acara tersebut, memiliki tema acara yang menyuarakan pesan tentang pentingnya kepedulian pada lingkungan, atau dukungan pada ekonomi berkelanjutan. Dalam acara ini, maka gambaran nuansa hutan adalah simbol atau sekedar elemen penguat konsep. Bukan tema acara.

Finding the “Tema Acara Event”

Mencari tema bisa dimulai dari tujuan. Kenapa sih diadakan? Apa sih tujuan diadakannya acara? Apa sih harapan dan manfaat yang ingin kita dapatkan?. Banyak pertanyaan yang terlebih dahulu teman-teman perlu ajukan ditahap ini. Intinya adalah pahami latarbelakang kenapa acara perlu dilakukan.

Misal, acara ini dilakukan dalam rangka memperingati momen ulang tahun perusahaan yang ke 15. Lalu, kamu dan tim ingin sesuatu yang berbeda dibandingkan perayaan tahun sebelumnya. Namun, tidak sekedar berbeda dan menghibur, tetapi juga memberi insight bagi karyawan agar dengan momen ini karyawan dapat kembali mengingat perjalanan, dan menjadi waktu yang tepat untuk berterimakasih atas semua pihak yang telah terlibat dalam pencapaian.

Dari acara tersebut, kira-kira Tema Acara dan konsep apa yang terbayang oleh kamu? Bagaimana bentuk acaranya? Aktivitas sesi apa yang perlu ada?.

Dari contoh diatas, terlihat jelas bahwa pesan utama yang ingin disampaikan ialah tentang semangat, perjalanan dan penghargaan. Nah, esensi itu yang dapat kita ambil untuk menjadi tema acara event.

Penutup

Dari uraian diatas, semoga dapat menginspirasi teman-teman untuk mulai menemukan tema acara event sendiri. Atau,  teman-teman bisa langsung mengontak kami untuk konsultasi kebutuhan tentang event yang akan dilakukan. Pada prinsipnya, dengan ide kreatif , kita bisa lho membuat acara yang seru dan menyenangkan sehingga bisa dinikmati oleh semua peserta. Dan itu semua dimulai dengan kerangka kerja dan perencanaan yang baik.

Yuk, segera konsultasikan kebutuhan event kamu dengan kami sekarang. Kapan lagi bisa bikin event buat kantor yang bebas khawatir 🙂

PT. Duage Management Indonesia

Jl. Merak No.19, Perumahan Cipinang Indah, Duren Sawit
Jakarta Timur 13430
Mail : admin@duage.id